10 thủ thuật khi sử dụng Google Drive có thể bạn chưa biết?

Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay, cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ để quản lý và truy cập dữ liệu của bạn từ bất kỳ đâu. Tuy nhiên, có rất nhiều thủ thuật và mẹo mà nhiều người dùng có thể chưa biết để tận dụng tối đa dịch vụ này. Dưới đây là 10 thủ thuật giúp bạn khai thác hết tiềm năng của Google Drive.

Chia sẻ nhanh với liên kết tùy chỉnh

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Google Drive là khả năng chia sẻ tài liệu và thư mục một cách dễ dàng. Thay vì chia sẻ toàn bộ thư mục, bạn có thể tạo liên kết tùy chỉnh cho các tập tin hoặc thư mục cụ thể. Điều này cho phép người nhận có quyền truy cập cụ thể (xem, chỉnh sửa, hoặc bình luận) mà bạn định trước, giúp tăng cường bảo mật và quản lý tài liệu tốt hơn. Để thực hiện, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tập tin hoặc thư mục, chọn “Get link” và thiết lập quyền truy cập phù hợp trước khi chia sẻ liên kết đó.

Đồng bộ dữ liệu từ máy tính cá nhân lên Google Drive

Bạn có thể đồng bộ dữ liệu từ máy tính cá nhân lên Google Drive thông qua ứng dụng Google Drive trên máy tính. Đầu tiên, tải và cài đặt ứng dụng Google Drive. Sau khi đăng nhập, bạn có thể tạo một thư mục mới và tích vào ô “Sync with Google Drive”. Sau đó, chỉ cần thêm các tập tin vào thư mục này, dữ liệu sẽ tự động được đồng bộ lên Google Drive. Điều này không chỉ giúp sao lưu dữ liệu mà còn cho phép truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào kết nối internet.

Sử dụng kiểu xem danh sách để sắp xếp tài liệu dễ dàng hơn

Kiểu xem danh sách trong Google Drive là một cách tiện lợi để sắp xếp và quản lý tài liệu. Khi chuyển sang kiểu xem danh sách, bạn sẽ thấy các tập tin và thư mục được hiển thị theo từng dòng, cùng với thông tin chi tiết như ngày sửa đổi, kích thước tập tin và người sở hữu. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Tạo biểu đồ và sơ đồ

Google Drive tích hợp các công cụ cho phép bạn tạo biểu đồ và sơ đồ đơn giản. Bạn có thể sử dụng Google Drawings để tạo các biểu đồ, sơ đồ tư duy hoặc các hình vẽ khác, sau đó lưu chúng trực tiếp lên Google Drive. Điều này rất hữu ích khi bạn cần trình bày dữ liệu một cách trực quan hoặc chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp hoặc bạn bè.

Kết hợp Google Forms và Google Sheets

Google Forms là một công cụ mạnh mẽ để tạo các biểu mẫu khảo sát và thu thập dữ liệu. Dữ liệu từ Google Forms có thể tự động đồng bộ với Google Sheets, giúp bạn dễ dàng phân tích và quản lý thông tin thu thập được. Tính năng này rất hữu ích cho giáo viên khi tạo bài kiểm tra hoặc cho doanh nghiệp khi thực hiện khảo sát khách hàng. Google Sheets sẽ tự động cập nhật mỗi khi có dữ liệu mới được gửi qua Google Forms, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc nhập liệu.

Tìm kiếm nâng cao

Google Drive có chức năng tìm kiếm nâng cao giúp bạn tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như ngày tạo, người tạo hoặc thậm chí theo nội dung của tài liệu. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm của Google Drive và nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ để mở công cụ tìm kiếm nâng cao. Tại đây, bạn có thể nhập các thông tin cụ thể để tìm kiếm tài liệu một cách chính xác và nhanh chóng hơn.

Tích hợp với ứng dụng bên ngoài

Google Drive cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng bên ngoài như Slack, Dropbox và nhiều ứng dụng khác. Bạn có thể kết nối Google Drive với các công cụ làm việc khác để tối ưu hóa quy trình làm việc. Ví dụ, bạn có thể kết nối Google Drive với Slack để chia sẻ tài liệu dễ dàng trong các kênh trò chuyện hoặc tích hợp với các ứng dụng quản lý dự án để đính kèm tài liệu liên quan trực tiếp từ Google Drive.

Quản lý bộ nhớ

Google Drive cung cấp công cụ giúp bạn quản lý và kiểm soát dung lượng lưu trữ. Bạn có thể xem tập tin nào đang chiếm dung lượng lớn nhất và xóa các tập tin không cần thiết để giải phóng không gian. Để thực hiện, bạn vào phần “Storage” trên Google Drive, tại đây sẽ hiển thị danh sách các tập tin được sắp xếp theo kích thước, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và dọn dẹp bộ nhớ.

Kiểm soát quyền truy cập

Khi chia sẻ tài liệu với người khác, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu đó. Google Drive cung cấp bốn mức độ quyền truy cập: chủ sở hữu (Owner), biên tập viên (Editor), người bình luận (Commenter) và người xem (Viewer). Bạn có thể thay đổi quyền truy cập cho từng người dùng cụ thể, giúp bảo vệ dữ liệu và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể chỉnh sửa hoặc xem tài liệu.

Sử dụng phần mở rộng của Google Drive

Google Drive hỗ trợ nhiều phần mở rộng và tiện ích của bên thứ ba, giúp mở rộng khả năng sử dụng của nó. Ví dụ, DocuSign là một tiện ích cho phép bạn ký hợp đồng điện tử trực tiếp từ Google Drive. Bạn cũng có thể cài đặt các tiện ích mở rộng khác để tăng cường hiệu suất làm việc, như các công cụ chỉnh sửa tài liệu, quản lý dự án hoặc lưu trữ dữ liệu.

Tổng kết lại

Google Drive không chỉ là một công cụ lưu trữ đơn giản, mà còn cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ giúp bạn quản lý, chia sẻ và làm việc với tài liệu một cách hiệu quả. Hy vọng rằng 10 thủ thuật trên sẽ giúp bạn tận dụng tối đa Google Drive, nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý dữ liệu của bạn một cách chuyên nghiệp. Hãy khám phá và áp dụng những thủ thuật này để trải nghiệm Google Drive tốt hơn.

Xem video tại đây.

Link facebook: https://www.facebook.com/banquyen88.vn

Link youtube: https://www.youtube.com/@BanQuyen88

Link website: https://banquyen88.vn